Project Management

Das Project Management ist vorrangig auf der operativen Ebene unterwegs und begleitet das Projekt vom Start bis zur erfolgreichen Fertigstellung in organisatorischen, technischen sowie fachlichen Tätigkeiten. Dein Ziel als Project Manager*in ist es, Risiken für den Projekterfolg zu antizipieren und zu begrenzen sowie Projektziele qualitativ, innerhalb der geplanten Zeit und des geplanten Budgets zu erreichen.

Da jedes Kundenprojekt individuelle Ziele und Voraussetzungen mit sich bringt, gibt es kein „Standardrezept“.

Es gibt jedoch Aufgaben, die sich auch über Projektgrenzen hinweg einem/einer Projektmanager*in zuordnen lassen. Eine Kernaufgabe ist die Kommunikation. Das beinhaltet sowohl die interne Kommunikation, also zu Team- und Projektmitgliedern, als auch die externe Kommunikation zum Kunden oder externen Mitarbeitenden. Du stellst als Project Manager*in das Bindeglied zwischen Projektmitarbeiter*innen und Kunden dar.

Eine weitere Kernaufgabe ist das Wahren des Gesamtüberblicks. Die spezifischen Informationen, die aus verschiedenen Bereichen berichtet werden, müssen in einen Gesamtkontext gesetzt, bewertet und schließlich mit entsprechenden Maßnahmen beantwortet werden. In größeren Projekten gibt es oft auch ein Project Management Office (PMO), das vor allem bei administrativen Aufgaben tätig wird. Hier wird das Projekt unterstützend für die Projektleitung zentral koordiniert. Im PMO findet unter anderem das On- und Offboarding von Mitarbeitenden statt, es werden Reports wie Budgetübersichten zur Verfügung gestellt und ggf. Leistungen gegenüber dem Kunden in Rechnung gestellt.

Für die Arbeit im Project Management werden unterschiedliche Tools für verschiedene Bereiche genutzt. Zur Kommunikation sowie Planung und Durchführung von Meetings sind Outlook und Microsoft Teams häufig genutzte Programme. Letzteres wird zudem auch als Ablageort für Dateien verwendet – Dokumentation ist das A und O und hält alle Teammitglieder zu jedem Zeitpunkt auf dem aktuellen Stand.

Für Zeiterfassungen und Budgetauswertungen gibt es von Projekt zu Projekt unterschiedliche Tools, z.B. BlueAnt, GPS oder Jira Tempo.

Die Anwendung des MS Office Pakets ist zudem unerlässlich: Präsentationsunterlagen werden in PowerPoint erstellt, Auswertungen mit Excel durchgeführt und Berichte in Word dokumentiert. Ein weiteres Tool für die Projektdokumentation ist Confluence.

Zur Koordination ist auch die Arbeit in Jira sinnvoll; hier gibt es vielfältige Möglichkeiten der Dashboard-Gestaltung und Aufgabenzuweisung. Zu diesen Bereichen können, je nach Projekt, jeweils andere Anforderungen entstehen, die spezielle Tools, wie beispielsweise MS Visio für die visuelle Prozessgestaltung, benötigen.

Optimale Prozesse schaffen In optimalen Prozessen gibt es klare Verantwortlichkeiten, Qualitätsstandards und frühzeitige Warnsysteme. Das zu erreichen oder beizubehalten bedarf täglicher Arbeit.

Eine Kommunikationsstruktur schaffen Es muss dafür gesorgt werden, dass alle Informationen möglichst zeitnah und ohne Dopplungen die richtigen Personen erreichen – sowohl im Projekt als auch über die Schnittstellen aus dem Projekt heraus.

Stakeholder Management Als Project Manager*in vertrittst du das Projekt auch nach außen und musst die Interessen der verschiedenen Parteien im Auge behalten und berücksichtigen.

Die Schnittstellen sind zahlreich: IT, Fachbereiche, HR, Einkauf, Controlling und viele mehr.

Müssen im Projekt z.B. Systeme implementiert werden, arbeitest du als Project Manager*in eng mit der IT-Abteilung zusammen. Werden im Projekt Anforderungen aus den Fachbereichen des Kunden umgesetzt, so sind diese eine wichtige Schnittstelle. Werden im Projekt weitere (externe) Ressourcen benötigt, gehst du in die Abstimmung mit dem Team des Einkaufs.

Da das Project Management unabhängig von etablierten Unternehmensstrukturen agiert, gehören Schnittstellen zu verschieden Bereichen je nach Projekt zum Projektalltag.

Im Vergleich zum internen Project Management bietet die Unternehmensberatung, neben einem abwechslungsreichen Projektalltag, die Möglichkeit, Projekte in verschiedenen Unternehmen kennenzulernen.

Dadurch können Synergie-Effekte entstehen – Wissen, welches du in einem Projekt gesammelt hast, kann in einem anderen Projekt ebenso wertvoll sein. Durch die Sicht von außen auf ein (Kunden)unternehmen, hast du die Möglichkeit „frischen Wind“ reinzubringen und nachhaltige Veränderungen zu etablieren.