Digitale Zukunft im Gesundheitswesen gestalten: Biancas Einblicke in die elektronische Patientenakte

Was bedeutet es, als Consultant im Gesundheitswesen Digitalisierung wirklich voranzutreiben? 

Bianca, Managerin bei Sopra Steria, erzählt von ihrer Rolle im Projekt der elektronischen Patientenakte – von einem unübersichtlichen Backlog über technologische Hürden bis hin zu echten Erfolgsmomenten im Team. 

Ein spannender Einblick in ein wichtiges Projekt für ein digitalisiertes Gesundheitswesen.

Hallo Bianca! Magst du dich kurz vorstellen? Was machst du bei Sopra Steria? 

Ich bin Bianca, Managerin für den Bereich der gesetzlichen Krankenversicherung und seit rund einem Jahr bei Sopra Steria. Ich unterstütze unsere Kunden unter anderem bei der Digitalisierung und Prozessoptimierung. Vor meinem Wechsel war ich in verschiedenen Positionen bei der hkk tätig, zuletzt als Leiterin Organisation & Prozessmanagement. 

Du hast vor kurzem im Projekt zur elektronischen Patientenakte (ePA) mitgewirkt. Was war deine Rolle – und worum ging es im Projekt genau? 

Im Projekt haben wir das Kontoverwaltungssystem (KVS) als Basis für die Anlage der elektronischen Patientenakte erstellt. Ich bin als Business Analystin in das Projekt eingestiegen. Meine Hauptaufgabe war es, die Anforderungen an das KVS, die von den Krankenkassen und der gematik – der Gesellschaft für Telematikanwendungen im Gesundheitswesen – gestellt wurden, zu analysieren und in User Storys zu überführen. Diese User Storys dienten dann als Basis für die Softwareentwicklung des Kontoverwaltungssystems der BITMARCK. Die BITMARCK ist ein führender IT-Dienstleister für gesetzliche Krankenkassen in Deutschland. 

Der Projektstart war ziemlich herausfordernd: Das Teilprojekt, das wir unterstützten, war bereits im Verzug. Deshalb mussten wir zunächst Strukturen und Prozesse neu aufsetzen, das Backlog, also die Liste aller abzuarbeitenden Anforderungen, überarbeiten und das Vorgehen von Scrum auf Kanban umstellen.

Welche technologischen Herausforderungen gab es bei der Entwicklung und Einführung der ePA? 

Eine der größten Änderungen war die Umstellung vom Opt-in- auf ein Opt-out-Verfahren – das bedeutet: Seit dem 15.01.2025 erhalten fast alle Versicherten automatisch eine elektronische Patientenakte. Dadurch mussten neue Schnittstellen und Prozesse entwickelt werden. 

Die Anforderungen der gematik kamen in Form von Spezifikationen, die zum Teil bis kurz vor dem Go-Live überarbeitet wurden – das erforderte viel Flexibilität und schnelle Reaktionen. 

Besonders beeindruckend war, dass wir es gemeinsam mit den Kolleg*innen der BITMARCK geschafft haben, die ePA für rund 25 Millionen Versicherte in nur zwei Wochen zu realisieren – ursprünglich waren vier Wochen eingeplant. Das war nur durch die großartige Teamarbeit und das große Engagement aller Beteiligten möglich. 

Mit welchen Methoden habt ihr im Projekt gearbeitet? 

Wir sind zunächst mit Scrum gestartet, haben dann aber auf Kanban umgestellt, um flexibler auf neue Anforderungen reagieren zu können. Für unsere tägliche Arbeit nutzen wir Tools wie Confluence, Jira sowie BPMN zur Modellierung von Geschäftsprozessen – ein international anerkannter Standard. 

Welche Aufgaben übernehmen unsere Consultants im Projekt? 

Die meisten von uns arbeiten als Business Analyst*innen. Wir nehmen Anforderungen von Kundenseite – also von Krankenkassen und gematik – auf, strukturieren sie und formulieren daraus User Storys für die Entwicklung. 

Aufgrund der Komplexität des Projekts haben wir phasenweise auch zusätzliche Rollen übernommen: Von Releaseplanung in der Product Owner Rolle, über die Priorisierung von Anforderungen im Rahmen des Produktmanagements bis hin zu Projektstatusberichten als Teilprojektleitung war alles dabei. Die Aufgabenvielfalt war groß – aber genau das macht es auch spannend. 

Wie sah dein Arbeitsalltag im Projektteam aus - und welches Mindset ist hier besonders wichtig? 

Einen klassischen Alltag gibt es in diesem Projekt nicht – dafür ist es einfach zu dynamisch. Gerade durch die knappen Zeitpläne und sich ändernde Rahmenbedingungen sind Flexibilität, Eigenverantwortung und Teamgeist essenziell. 

Ich selbst war regelmäßig in den Dailys der Entwickler*innen dabei, da ich auch in Releaseplanung und Bug-Management involviert war. Zudem habe ich Kundentermine vorbereitet, Anforderungen aufbereitet und mit dem Architekten abgestimmt, um daraus umsetzbare User Storys zu kreieren, die dann durch die Entwickler*innen umgesetzt werden können. 

Kurz gesagt: Man muss bereit sein, Verantwortung zu übernehmen – aber auch offen für neue Perspektiven und eng abgestimmte Teamarbeit. Dieses Mindset ist nicht nur in diesem Projekt entscheidend, sondern prägt die gesamte Kultur bei Sopra Steria, schließlich sind wir #OneTeam. 

Gab es Möglichkeiten, eigene Ideen einzubringen und das Projekt mitzugestalten? 

Absolut! Auch wenn die Rahmenbedingungen bei solch einem Projekt vorgegeben sind, gibt es dennoch die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen, um zum Beispiel Arbeitsprozesse oder die inhaltliche Umsetzungsgestaltung zu optimieren. Gerade in einem so komplexen Projekt sind kreative Lösungen gefragt. 

Ein Beispiel: Wir hatten ein riesiges und anfangs eher unübersichtliches Backlog. Gemeinsam haben wir es komplett neu strukturiert, Priorisierungen vorgenommen und daraus konkrete User Storys entwickelt. Dabei haben wir uns auch überlegt, wie wir Bugs effizient managen und die Auslieferung an den Kunden optimieren können. Ideen waren immer willkommen – und wurden auch ernst genommen. 

Vielen Dank für die spannenden Einblicke, Bianca! Schön, dass du bei uns bist.

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